Minuta de Reunión 11/9

Reunión del 11/9

La reunión empezó hablando un poco de la situación de idealistas, que aparentemente se fundió o tuvo algún problema organizativo a nivel internacional, si bien esta rehaciendo la pag. web en versión 2.0 (con un formato similar al de Facebook), aunque parece que se van de Argentina. También se hablo de la feria de ONGs que organiza el AArEII, que aparentemente es muy acotada porque son pocas ONGs y principalmente porque es un evento muy acotado. Estaría bueno averiguar un poco más sobre ambos asuntos para saber que paso con Idealistas, que problemas tuvieron, y como lo organiza el AArEII, ONGs que participan, etc.

En eso nos terminamos definiendo por la organización de una feria de ONGs y empezamos a analizar los problemas/inconvenientes que presenta la propuesta y los puntos fundamentales para ponerla en marcha. Lo bueno es que es un proyecto concreto y que puede generar bastante impacto, y bien hecho puede crecer mucho y proyectarse. El problema fundamental es la plata y gente que se necesita para llevarla adelante, y tampoco ayuda la diversidad de ONGs, sus temáticas e incluso la diferencia entre los modelos de organización y recursos.

A partir de ahí, empezamos a hacer algo de brainstorming para definir el enfoque y objetivos.

La idea sería apuntar a hacer una feria de aproximadamente 3 días de duración con el objetivo de promover el mercado de las ONGs, con acercando la información sobre todo el universo de organizaciones y su actividad, y de las oportunidades laborales que surgen.

Se haría en un espacio cerrado, abierto a todo público: estudiantes, jóvenes, profesionales, toda persona que se quiera acercar. El fin es acercarles la información, generar contactos y fomentar la conciencia y participación en proyectos de ONGs. El atractivo para ONGs y participantes estaría en el interés, los productos y servicios de las ONGs y las oportunidades laborales. Consideramos que conseguir a las ONGs no va a ser problema dado que básicamente les estamos ofreciendo un servicio.

Por otra parte, claramente el problema son los costos: hay que considerar el predio/espacio físico, los stands, la difusión, los costos operativos, etc.

En cuanto a cómo desarrollar el evento, las propuestas incluyen diversas charlas en paralelo, paneles, mesas redondas, sorteos a partir de preguntas sobre las ONGs o una sala interactiva. Pensamos que es importante organizar a las ONGs en categorías y agruparlas, hasta podríamos implementar algún código de color x sector, y habría que hacer un folleto/book con la información más importante. Al margen, se puede implementar la recolección de tapitas de botella o alimentos o lo que sea como “derecho de entrada” por así ponerlo, con lo cual se puede ayudar a potenciar proyectos de ONGs que ya estén en marcha.

Una posibilidad es hacer un concurso de propuestas para las ONGs más chicas y ponerles el stand gratis a las ganadoras. Otra es desarrollar algún problema o tema durante la feria con las ONGs y el público y exponer conclusiones al cierre de la feria y hasta publicarlas.

Finalmente, decidimos empezar a pensar en la organización del trabajo: que divisiones vamos a necesitar y cuál es la competencia de cada una (y acá tomamos la base del modelo SABF).

1. Fundraising: Encargados de gestionar los recursos para el evento (recursos en sentido amplio). Son el nexo con las empresas, fundaciones, etc. Manejan las postulaciones a concursos para obtener financiación. Están a cargo del armado del presupuesto.

2. Administración: Encargados de la organización a nivel legal y contable, incluyendo la gestión de personería jurídica y manejo fiscal. Administran los recursos internos.

3. Directorio: Encargados del planeamiento y dirección del trabajo, determinan los objetivos y hacen el seguimiento de las demás áreas, coordinando el trabajo del equipo. Son la cara visible de la organización y se ocupan del planeamiento estratégico y a largo plazo.

4. Relaciones con ONGs (NGO Relations): Gestionan los contactos y el intercambio de información con las ONGs. Coordinan la difusión vía ONGs junto con M&C y están a cargo de los stands en la feria junto con la respectiva división.

5. Difusión/M&C: Encargados de lograr la difusión del evento entre el público, manejar los contactos con los medios. Generan y proveen todo el contenido y diseño de la pag. web, manejan el blog y redes sociales junto con IT. Se encargan del trabajo con Relaciones Institucionales.

6. IT: facilitan todo lo relativo a tecnologías y mantienen el servidor y aplicaciones en funcionamiento (incluyendo actualizaciones y herramientas). Gestionan las cuentas de email y demás, desarrollan herramientas a largo plazo y tratan de automatizar procesos y alcanzar mayor eficiencia.

7. Mapeo/Feria: Encargados de la organización y puesta en marcha y ejecución del evento, incluyendo el diseño y coordinación de la misma, el armado de la agenda y el manejo de actividades.

Es importante tratar de tener el número estimativo de ONGs que participen cuanto antes para poder tener una dimensión del tamaño y costos. Para esto hace falta investigar.

Un punto a tener en cuenta es que tiene que ser fácil para las ONGs sumarse al proyecto y poner un stand.

Para la próxima reunión, que será el miércoles 22 de septiembre a las 21 hs. (lugar a confirmar) hay que:

· Pensar como armar el plan de negocios.

· Averiguar más sobre categorías y número de ONGs y cargar los datos a un G-Doc “Lista de ONGs”

· Contactar a AArEII y averiguar sobre la feria.

· Averiguar qué opina gente que no está metida en el tema.

· Pensar nombre para la organización y evento (agregado post-reunión).